Les obligations légales des organismes de formation : un panorama complet

Les organismes de formation sont soumis à un ensemble d’obligations légales visant à garantir la qualité de la formation dispensée, la protection des stagiaires et le respect des règles en matière d’emploi et de sécurité. Cet article vous propose un tour d’horizon complet des principales obligations qui incombent aux organismes de formation, ainsi que les sanctions encourues en cas de non-respect.

I. L’obtention du numéro de déclaration d’activité

L’un des premiers impératifs pour tout organisme de formation est d’obtenir un numéro de déclaration d’activité auprès de la préfecture de région. Cette démarche doit être réalisée dans les trois mois suivant le début de l’activité. Le numéro obtenu permettra à l’organisme d’être inscrit au répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) et constitue une condition sine qua non pour pouvoir bénéficier du financement public ou mutualisé.

II. Le respect du cadre réglementaire relatif au contrat et au règlement intérieur

Les organismes de formation doivent veiller à mettre en place des contrats conformes aux dispositions légales en vigueur. Ils doivent notamment s’assurer que ces contrats contiennent toutes les clauses obligatoires prévues par le Code du travail, telles que la durée et le coût de la formation, les modalités d’évaluation ou encore les conditions de prise en charge des frais de formation.

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Par ailleurs, l’organisme doit élaborer un règlement intérieur applicable à l’ensemble des stagiaires. Ce document doit prévoir les mesures d’hygiène et de sécurité, les règles relatives à la discipline, ainsi que les droits et devoirs des stagiaires. Il convient également de le soumettre pour avis aux représentants du personnel et aux stagiaires eux-mêmes.

III. L’assurance responsabilité civile professionnelle

Tout organisme de formation est tenu de souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro) afin de couvrir d’éventuels dommages causés aux stagiaires ou à des tiers dans le cadre de son activité. Cette assurance est obligatoire pour pouvoir exercer en tant que formateur indépendant ou organisme de formation.

IV. La qualité de la formation et la certification Qualiopi

L’organisme de formation a pour mission d’offrir une prestation conforme aux attentes des stagiaires et respectueuse du cadre légal en vigueur. Pour ce faire, il doit s’assurer du respect des critères qualité définis par la loi, notamment en termes de contenu pédagogique, d’évaluation des acquis ou encore d’accompagnement des personnes formées.

Afin d’attester du respect de ces exigences, les organismes peuvent solliciter la certification Qualiopi, qui sera obligatoire à compter du 1er janvier 2022 pour bénéficier des financements publics et mutualisés. Cette certification, délivrée par des organismes certificateurs accrédités, est valable pour une durée de trois ans.

V. Le respect des obligations sociales et fiscales

En tant qu’employeur, l’organisme de formation doit veiller au respect des règles en matière de déclaration et de paiement des cotisations sociales pour ses salariés. Il doit également s’acquitter de la taxe sur les salaires et, le cas échéant, de la contribution à la formation professionnelle continue.

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L’organisme doit par ailleurs procéder à la déclaration annuelle des données sociales (DADS) ou à la déclaration sociale nominative (DSN), selon le régime applicable.

VI. Les sanctions encourues en cas de non-respect des obligations légales

Les organismes de formation qui ne respectent pas leurs obligations légales s’exposent à différentes sanctions, tant civiles que pénales. En fonction de la nature et de la gravité des manquements constatés, les sanctions peuvent aller d’une simple amende administrative à une condamnation pénale pour exercice illégal d’une profession réglementée ou encore pour travail dissimulé.

Pour éviter ces risques, il est primordial que les responsables d’organismes de formation se tiennent informés des évolutions législatives et réglementaires dans ce domaine et veillent à mettre en place les procédures internes nécessaires au respect des règles en vigueur.

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